เริ่มจากผลลัพธ์ที่ต้องการ
เขียนให้ชัดว่างานนี้ต้องสำเร็จอย่างไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบปัจจุบัน และผู้รับช่วงต้องทำอะไรต่อ แยกสิ่งที่ยืนยันแล้วออกจากสิ่งที่ยังต้องสอบถาม
เก็บห้าประเด็นไว้ในบันทึกเดียว
เป้าหมายของงาน • สถานะปัจจุบัน • แหล่งอ้างอิงที่เข้าถึงได้ตามสิทธิ์ • ขั้นตอนถัดไปพร้อมเจ้าของงาน • กำหนดเวลาที่ตรวจสอบแล้ว ใช้พื้นที่จัดเก็บที่องค์กรอนุญาตสำหรับข้อมูลภายใน
ให้ผู้รับช่วงทวนกลับก่อนปิดงาน
ทดสอบความชัดเจนด้วยคำถามเดียว: หากต้องเริ่มทำพรุ่งนี้ ขั้นตอนแรกคืออะไร? หากคำตอบยังไม่ตรงกัน ให้แก้บันทึกก่อนถือว่าการส่งต่องานเสร็จสมบูรณ์