AdminTalk
Kurze Lernvideos: Botschaftsarbeit
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Folge 5 · 0:59
Anlagen: vollständig, richtig und lesbar
Liste, freigegebene Fassung und Lesbarkeit prüfen. Nicht nur nach Dateinamen oder Dateianzahl urteilen.
Allgemeines Lernmaterial von AdminTalk, keine offizielle Mitteilung oder einheitliche Dienstanweisung. Prüfen Sie vor der Anwendung die aktuellen Vorgaben bei der zuständigen Stelle.
Die Beschriftungen in den Grafiken sind auf Thai. Erläuterung und Transkript stehen unten in der gewählten Sprache.
Transkript lesen
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Das Schreiben nennt zwei Anlagen, aber nur das Programm liegt bei. Kann es so raus?
Noch nicht senden. Zuerst diese drei Punkte prüfen.
1. Ist alles dabei? Das UN-Handbuch sieht einen Anlagenvermerk vor, bei mehreren Anlagen auch deren Anzahl.
Stehen Programm und Antwortformular in der Liste, müssen beide beiliegen.
2. Stimmt die Fassung? Dokument öffnen, Titel, Datum und relevante Änderungen prüfen.
Nicht nur nach „neueste“ im Namen gehen. Die Fassung nutzen, die die zuständige Person bestätigt hat.
3. Lässt sich alles öffnen und lesen? Auf fehlende Seiten und abgeschnittene Inhalte prüfen.
Die Zahl der Dateien allein verrät nicht die Zahl der Dokumente: Eine Datei kann mehrere Dokumente enthalten.
Fehlt etwas oder bleiben Zweifel, nicht senden, sondern erst prüfen.
Merken: vollständig, richtig, lesbar. Das Format der eigenen Stelle verwenden.
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Erst überlegen, dann die Antwort ansehen
Fiktives Beispiel: Das Schreiben nennt Tagesordnung und Antwortformular, vorhanden ist aber nur die Tagesordnung. Was tun?
Lösungsvorschlag anzeigen
Versand zurückstellen. Liste prüfen und die von der zuständigen Person für diesen Empfänger bestätigte, freigegebene Fassung einholen. Keine beliebige Datei ergänzen, nur damit die Anzahl stimmt. Vor dem Versand die Dokumente öffnen und prüfen.
Quellen und Geltungsbereich
UN-Handbuch (2000), Absätze 32 und 123: Anlagen und ihre Anzahl angeben. Versions-, Lesbarkeits- und Empfängerfreigabeprüfungen sind aufbereitete Praxishinweise. Anlagen, Dateien, Seiten und Exemplarsätze sind unterschiedliche Größen.
Mediennachweise und Nutzungsrechte