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Kurze Lernvideos: Botschaftsarbeit
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Folge 4 · 0:54
Aktenzeichen und Datum: auf das richtige Schreiben antworten
Aktenzeichen, Datum und Inhalt abgleichen. Das Dokumentdatum von Termin und Eingangsdatum unterscheiden.
Allgemeines Lernmaterial von AdminTalk, keine offizielle Mitteilung oder einheitliche Dienstanweisung. Prüfen Sie vor der Anwendung die aktuellen Vorgaben bei der zuständigen Stelle.
Die Beschriftungen in den Grafiken sind auf Thai. Erläuterung und Transkript stehen unten in der gewählten Sprache.
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Zwei Schreiben zu ähnlichen Themen: Auf welches antworten Sie?
Zuerst Referenznummer, Datum und Inhalt prüfen.
Das UN-Handbuch sieht Referenznummern vor, um Schreiben wiederzufinden.
Ein Schreiben lädt etwa zur Sitzung ein, ein anderes ändert die Uhrzeit.
Vor der Antwort auch den Inhalt prüfen. Relevante Schreiben öffnen und abgleichen.
Beim Verweis Nummer und Datum abgleichen. Falls nötig, den Betreff kurz angeben.
Die Nummer des eigenen Schreibens nicht mit der des zitierten verwechseln.
Das Datum auf dem Schreiben verwenden, nicht das Sitzungsdatum oder das Eingangsdatum.
Nummernformate variieren je nach Stelle. Keine eigene Formel erfinden.
Vor dem Senden: das richtige Schreiben, die richtige Referenznummer und das richtige Datum prüfen.
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Erst überlegen, dann die Antwort ansehen
Fiktives Beispiel: A lädt zu einer Besprechung ein, B ändert die Uhrzeit. Sie antworten zur Uhrzeit. Welches Schreiben ist maßgeblich, und welches Datum kennzeichnet B?
Lösungsvorschlag anzeigen
B prüfen, weil dessen Inhalt die Uhrzeit ändert; bei Bedarf A abgleichen. Das Datum auf B angeben, nicht den Besprechungs- oder Eingangstag. Nicht allein die neueste Datei auswählen.
Quellen und Geltungsbereich
Grundlage: UN-Handbuch (2000), Absätze 25, 39, 123 und 125, kein weltweites Aktenzeichensystem. Der Abgleich der drei Merkmale ist eine AdminTalk-Übung. Vor der Anwendung die aktuelle Vorlage der eigenen Stelle prüfen.
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