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Kurze Lernvideos: Botschaftsarbeit
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Folge 2 · 0:52
Verbalnote: Was vor dem Versand prüfen?
Allgemeine Form und vier praktische Prüfpunkte kennenlernen; maßgeblich bleiben Vorlage und Freigabeprozess der eigenen Stelle.
Allgemeines Lernmaterial von AdminTalk, keine offizielle Mitteilung oder einheitliche Dienstanweisung. Prüfen Sie vor der Anwendung die aktuellen Vorgaben bei der zuständigen Stelle.
Die Beschriftungen in den Grafiken sind auf Thai. Erläuterung und Transkript stehen unten in der gewählten Sprache.
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Was ist eine Verbalnote? Was ist vor dem Senden zu prüfen?
Eine Form diplomatischer Schreiben, meist in der dritten Person verfasst.
Etwa: „Die Botschaft teilt mit …“ statt „ich“ oder „Sie“.
Vor dem Senden vier Punkte prüfen.
1. Empfänger und Aussage müssen klar sein.
2. Referenznummer und Datum für spätere Bezugnahmen.
3. Inhalt und Anlagen müssen übereinstimmen.
4. Vorgaben der Stelle und Bestätigung durch eine befugte Person.
Das UN-Handbuch sieht Namenskürzel vor, keine volle Unterschrift.
Details und Versandwege anhand aktueller Vorgaben der zuständigen Stelle prüfen.
Prüfen vor dem Senden hilft, Nacharbeit und Rückfragen zu verringern.
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Erst überlegen, dann die Antwort ansehen
Fiktives Beispiel: Aktenzeichen und Datum stimmen, aber die zuständige Freigabe ist unklar. Kann die Note versandt werden?
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Noch nicht. Empfänger, Inhalt und Anlagen, aktuelle Vorlage sowie die Freigabe durch die zuständige Person nach dem Verfahren der eigenen Stelle prüfen.
Quellen und Geltungsbereich
Grundlage: UN Correspondence Manual (2000), Absätze 115, 25, 32, 37, 39, 42 und 123–125. Die vier Prüfpunkte sind aufbereitete Arbeitshinweise, keine allgemeingültige Regel. Die Aussage zum Paraphieren bezieht sich auf das UN-Handbuch.
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